Termin kontroli: 19.04 – 28.10.2022 r.

Instytucja kontrolująca: Departament Kontroli i Audytu Ministerstwa Aktywów Państwowych

Zakres kontroli:

I. Przygotowanie i przeprowadzenie wybranych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy Pzp.
II. Wydatkowanie środków publicznych w ramach postępowań o udzielenie zamówień o wartości poniżej 130 000 zł (tj. do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp).
III. Realizację wniosków i zaleceń pokontrolnych dotyczących badanego obszaru

Zalecenia pokontrolne:

1. Podjęcie działań zapewniających należytą staranność przy ustalaniu wartości zamówienia publicznego, nie tylko w zakresie wyboru trybu postępowania, ale również w celu realizacji funkcji weryfikacyjnej, tj. poznania realnej wyceny przygotowywanego zamówienia.
2. Wskazywanie okoliczności faktycznych uzasadniających unieważnienie postępowania w pismach kierowanych do wykonawców, zgodnie z 260 ustawy Pzp.
3.  Aktualizację wewnętrznych regulacji w następującym zakresie:
   1. Uzupełnienia wzoru Wniosku o zakup, stanowiącego załącznik do Procedury PS–7.02
      Zakupy, o następujące elementy:
      - datę sporządzenia Wniosku oraz daty przy wymaganych podpisach (kierownika działu, głównego księgowego, Zastępcy Dyrektora ds. Finansowo-Ekonomicznych),
      - wartość szacunkową zamówienia netto w zł i w euro,
      - tryb, w jakim ma być udzielone zamówienie publiczne,
      - opis przedmiotu zamówienia dokonywany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący,
      - załączniki w postaci dokumentów potwierdzających ustalenie szacowania wartości zamówienia z należytą starannością.

4. Rzetelne dokumentowanie przebiegu postępowania, w szczególności uzupełnianie wymaganych danych, wskazywanie prawidłowej wartości zamówienia, stosowanie właściwych wzorów
dokumentów, wskazywanie w protokołach z posiedzeń wyników głosowań poszczególnych członków i przyznanych przez nich punktów, a także występowanie do Dyrektora Instytutu z wnioskiem o unieważnienie postępowania.