Termin kontroli:
3.06-8.07.2020

Instytucja kontrolująca:
Departament Kontroli i Audytu Ministerstwa Aktywów Państwowych

Zakres kontroli:
Kontrola działalności finansowej, organizacyjnej i jakości pracy oraz jakości zarządzania instytutem w 2019 r.

Zalecenia pokontrolne:
1. Wzmocnienie systemu kontroli w obszarze zamówień publicznych poprzez:

1.1. Wprowadzenie do wewnętrznych regulacji zmian w następującym zakresie:

- wyraźne rozdzielenie zasad dotyczących udzielania zamówień publicznych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z wyłączeniem obowiązku stosowania tej ustawy,

- obligatoryjne sporządzanie dokumentu inicjującego postępowanie (np. wniosku) zawierającego w szczególności informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia, szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro, trybu udzielenia zamówienia, wskazanie źródła finansowania etc. i zapewnienie, by taki dokument (wniosek) był każdorazowo zatwierdzany przez głównego księgowego pod względem zabezpieczenia środków finansowych na realizację danego zamówienia,

- dokumentowania posiedzeń komisji przetargowych w protokołach, zawierających informacje pozwalające odtworzyć przebieg procesu decyzyjnego i podejmowanych czynności, w szczególności dotyczących wskazania; kto uczestniczył w otwarciu ofert, kiedy dokładnie i jakie oferty wpłynęły w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, czy oferty były prawidłowo złożone, jaka punktacja została przyznana ocenianym ofertom przez poszczególnych członków komisji, czy były zdania odrębne odnośnie oferty uznanej za najkorzystniejszą, jaką przekazano Kierownikowi zamawiającego rekomendację.

1.2 Podjęcie działań zapewniających prawidłowość podejmowanych decyzji odnośnie właściwego trybu prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie oszacowanej wartości takiego zamówienia.

1.3 Wprowadzenie mechanizmów mających na celu zapewnienie przestrzegania zasad uczciwej konkurencji oraz przejrzystości postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, w szczególności poprzez rzetelne uzasadnianie wyboru wykonawcy, z którym mają być prowadzone negocjacje w trybie zamówienia z wolnej ręki.

1.4 Wdrożenie skutecznych narzędzi zabezpieczających prowadzone postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed ryzykiem korupcjogennym, w szczególności poprzez; każdorazowe dostosowanie liczby członków komisji przetargowej do faktycznych potrzeb prowadzonego zamówienia publicznego, zapewniające ich aktywny udział we wszystkich dokonywanych czynnościach i podejmowanych decyzjach związanych z tym zamówieniem, potwierdzony złożonymi podpisami.

2. Podjęcie działań mających na celu zapewnienie stałego nadzoru nad prawidłową i terminową realizacją prac wynikających z zawartych umów cywilnoprawnych oraz bieżącego przepływu informacji pomiędzy osobami sprawującymi taki nadzór a służbami finansowo-księgowymi. 

3. Zatrudnianie pracowników naukowych w sposób zgodny z przepisami określonymi w ustawie o instytutach badawczych, z uwzględnieniem przesłanek pozwalających na odstąpienie od konieczności przeprowadzania trybu konkursowego.

4. Podjęcie działań mających na celu zapewnienie zgodności prowadzonej działalności innej niż podstawowej z przepisami Statutu, m.in. poprzez wprowadzenie katalogu otwartego dopuszczalnych form prowadzenia działalności innej niż podstawowa albo dodanie jako dopuszczalnej formy wynajmu posiadanego majątku.

5. Stosowanie przez Radę Naukową prawidłowej terminologii, zgodnej z zakresem przydzielonych jej zadań w ustawie o instytutach badawczych.

6. Sporządzanie kart ocen – dotyczących okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu oraz protokołów odbioru i rachunków wystawionych do kontrolowanych umów z należytą starannością.

7. Dokładanie należytej staranności przy poświadczaniu zgodności z oryginałem kopii i skanów dokumentów.